UNDP recrute un Agent administratif et logistique

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Arrière plan

Sous la direction générale du Représentant régional adjoint du Bureau régional de l’ONUDC pour l’Afrique de l’Ouest et du Centre (ROSEN) et du Chef de la Section de l’application de la loi, l’assistant administratif fournira des services d’appui au programme garantissant la qualité, l’exactitude et la cohérence du travail.

Devoirs et responsabilités

L’assistant administratif travaillera en étroite collaboration avec les équipes des opérations et de l’application de la loi ainsi qu’avec l’équipe de coordination et de politique et d’autres équipes concernées de l’UNODC ROSEN, selon les besoins, pour échanger des informations, des analyses et soutenir l’exécution du programme dans la région de l’Ouest et du Centre, et notamment en Guinée.

Impact des résultats

Un soutien opportun, professionnel et précis aux activités mises en œuvre par les forces de l’ordre et les équipes de coordination et de politique aura un impact sur la qualité de la mise en œuvre des programmes de l’ONUDC. Une approche efficace et orientée vers le client a un impact positif sur l’image de l’ONUDC dans le pays.

Résumé des fonctions clés

Fournir un soutien administratif, financier et logistique global aux équipes chargées de l’application de la loi et de la coordination et des politiques ;
Préparation de correspondances, rapports, documents et publications ;
Prise de rendez-vous, réunions et missions
Aider à la mise en œuvre de toutes les activités du projet à mesure que la demande survient ;
Établir un système d’archivage et fournir des mises à jour régulières du projet ;
Aider le personnel de l’ONUDC à identifier et contacter les responsables appropriés dans les départements gouvernementaux pour obtenir un soutien officiel pour la mise en œuvre des activités du projet ;
Responsabilité de l’approvisionnement et de la fourniture des équipements nécessaires au projet ;
Aider à la préparation des rapports d’avancement et des revues de performance des projets ;
Appui au renforcement des connaissances et au partage des connaissances ;
Organise l’exécution des contrats selon les besoins de la mise en œuvre des activités, conformément aux règles de passation des marchés et financières ;
Appuyer la programmation des activités par les sous-récipiendaires ;
Préparer toute la documentation pour les missions et les ateliers et réunions régionaux/nationaux ;
Préparer toute la correspondance avec les partenaires, les donateurs et les homologues nationaux ;
Gérer tous les arrangements logistiques pour les ateliers et réunions régionaux/nationaux ;
Assurer la liaison avec tous les fournisseurs de services connexes et avec les agences de voyage pour acheter des billets d’avion pour le personnel et les participants aux ateliers/réunions ;
Surveiller les dépenses financières et assurer le suivi de toutes les questions financières liées au projet ;
Maintenir les archives de toutes les actions administratives du portefeuille du projet ;
Soutenir tous les autres aspects administratifs, opérationnels et logistiques, au besoin.
Assure la mise en œuvre effective des initiatives des forces de l’ordre ainsi que de la coordination et
Équipes politiques, axées sur la réalisation des résultats suivants :

Soutenir les coordonnateurs de projet dans LOTUS NOTES, les processus, les transactions liées à PROFI, IPMR et UMOJA, le soutien à la préparation des révisions budgétaires, la révision de l’attribution et de l’état du projet, la détermination des fonds inutilisés, la clôture opérationnelle et financière d’un projet ;
Assurer la liaison avec le bureau régional et le siège de l’ONUDC, selon les besoins, pour assurer une mise en œuvre transparente du projet ;
Développer en permanence la gestion et la coordination des modalités de travail du projet liées aux voyages, aux achats et aux ressources humaines en développant les structures nécessaires pour garantir que toutes les actions sont exécutées efficacement en utilisant des modèles standardisés développés ;
Travailler en étroite collaboration avec les homologues nationaux pour établir des relations de coopération et coordonner avec les agents de projet nationaux pour assurer une exécution opportune et coordonnée des tâches.
Soutenir la rédaction des documents de projet, des rapports d’avancement narratifs et financiers, des analyses et estimations budgétaires, des rapports d’évaluation de la formation, des procès-verbaux des comités de pilotage et des réunions/ateliers pertinents, des supports de communication, des rapports de mission, des rapports de suivi, etc.
Soutient le développement et le partage des connaissances, en se concentrant sur la réalisation des résultats suivants :

Examiner les médias nationaux et régionaux et partager des informations sur le maintien de l’ordre lors de manifestations pacifiques conformément aux normes internationales relatives aux droits de l’homme avec le personnel du projet ;
Contribuer à une culture de construction et de partage des connaissances.
Effectuer d’autres tâches assignées.
Compétences

Cœur
Innovation
Capacité à faire fonctionner des idées nouvelles et utiles
Niveau 1 : Évalue le travail avec un œil critique
Leadership
Capacité à persuader les autres de suivre
Niveau 1 : Assumer la responsabilité et assurer la haute qualité de son propre travail
Ressources humaines
Capacité à améliorer la performance et la satisfaction
Niveau 2 : Assume ses responsabilités
Communication
Capacité d’écoute, d’adaptation, de persuasion et de transformation Niveau 2 : Comprend, explique et partage des informations sur les tâches assignées avec précision et clarté
Livraison
Capacité à faire avancer les choses tout en exerçant un bon jugement
Niveau 1 : Atteint les objectifs et les délais pour les livrables de l’équipe
Technique/Fonctionnel

Professionnalisme : répliquer de manière fiable : effectuer le travail, comme indiqué, et démontrer la motivation à se développer)

Planification et organisation : Exécuter et apprendre : Effectue efficacement les tâches définies et approfondit la connaissance du domaine de travail
Travail d’équipe : répliquer de manière fiable : effectuer le travail, comme indiqué, et démontrer la motivation à se développer
Orientation client : Reproduire de manière fiable : Exécuter le travail, selon les directives, et démontrer la motivation à se développer
Compétences et expérience requises

Éducation

Un diplôme universitaire de premier cycle minimum en gestion des entreprises, administration publique, budget et finances, ressources humaines, droit, sciences politiques et sociales, relations internationales ou autre discipline pertinente est requis.

Vivre

Au moins 3 ans d’expérience pertinente en administration ou en soutien de programmes / projets sont requis au niveau national ou international. Expérience dans l’utilisation d’ordinateurs et de progiciels de bureau (MS Word, Excel, Outlook, Power Point, etc.) et expérience dans la manipulation de systèmes de gestion basés sur le Web.
Une expérience de l’administration, du budget, des finances, de la gestion des ressources humaines ou dans un domaine connexe est hautement souhaitable. Une expérience de travail liée à la lutte contre le trafic de drogue et le crime organisé au niveau national ou international serait un avantage. Une expérience de travail avec une entité des Nations Unies est un avantage.
Exigences linguistiques

La maîtrise du français et de l’anglais est requise.

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