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Que fait un secrétaire? Carrière et salaire

Written by Groupe Info Etudes

La principale question dans le contexte du XXIe siècle a toujours été: que fait un secrétaire? Le secrétariat est-il toujours nécessaire? Peut-on avoir une vie bien remplie comme secrétaire? Est-ce que le salaire du secrétaire est quelque chose à augmenter de… ..? Détendez-vous, respirez à fond et souriez car cet article contient les réponses à toutes ces questions.

Il est intéressant de noter qu’une organisation ne peut pas écrire son histoire de succès et sa mesure d’efficacité utilisées dans la réalisation de ses objectifs sans mentionner le bureau du secrétaire. C'est pour vous dire que le secrétaire joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement d'une organisation.

En un mot, un secrétaire de bureau veille au bon fonctionnement d’un bureau par le biais de diverses tâches administratives et de bureau. ces tâches consistent non seulement à conserver des dossiers et à rédiger des procès-verbaux, mais également à gérer les horaires de bureau, à coordonner des réunions et des visites, à organiser des dossiers, à répondre au téléphone et à effectuer un grand nombre d'autres tâches essentielles.

Qui est un secrétaire?

UNE secrétaire est une personne dont le travail consiste à aider la direction, y compris les cadres, à utiliser diverses compétences en matière de gestion de projet, de communication ou d'organisation.

Cependant, ce rôle ne doit pas être confondu avec le rôle d'un secrétaire exécutif, qui diffère d'un assistant personnel. Dans de nombreux pays, un secrétaire exécutif occupe une position de haut niveau dans la hiérarchie administrative. En fait, au Pakistan, les secrétaires fédéraux sont qualifiés de personnes les plus influentes du pays.

Que fait un secrétaire dans une organisation?

Le secrétaire s'occupe du travail de réception

Le travail de réception dans un bureau consiste à accueillir les visiteurs et à les mettre à l’aise. En général, le secrétariat aide implicitement le nouvel employé et oriente les visiteurs.

Cela implique de diriger les visiteurs vers des personnes qui accèdent aux nouvelles applications déployées dans le répertoire personnel et les visualisent. Cependant, un secrétaire fait la promotion de la réputation et de l’image de la société en offrant un accueil amical et professionnel aux personnes qui ont rejoint la société.

Le secrétaire s'occupe du travail de réception

Le travail de réception dans un bureau consiste à accueillir les visiteurs et à les mettre à l’aise. En général, le secrétariat aide implicitement le nouvel employé et oriente les visiteurs. Cela implique de diriger les visiteurs vers des personnes qui accèdent aux nouvelles applications déployées dans le répertoire personnel et les visualisent. Cependant, un secrétaire fait la promotion de la réputation et de l’image de la société en offrant un accueil amical et professionnel aux personnes qui ont rejoint la société.

Maintenir le calendrier et planifier les réunions

Les secrétaires de bureau planifient les rendez-vous et mettent à jour les calendriers des événements. Ils organisent également des réunions et coordonnent les horaires des salles de conférence. Avant les réunions, ils rassemblent les documents de base et aménagent l’espace de réunion. Ils assistent aux réunions et préparent des procès-verbaux ou des résumés des résultats de la réunion.

Le secrétaire garde et range les dossiers

L’un des rôles importants d’une secrétaire est d’arranger et de conserver les dossiers du personnel et des clients. En dehors des fichiers, conservez d'autres informations sur l'entreprise.

Conservez les fichiers dans l'ordre alphabétique et utilisez un système de fichiers pour faciliter le stockage et la récupération des clés pour une organisation des fichiers réussie.

Poignées Correspondance et Mémo

La correspondance, qui comprend les appels téléphoniques et les courriers électroniques entrants et sortants de l'organisation, est reçue et confirmée par la secrétaire. ils reçoivent les courriels avant de les envoyer au service des adresses ou au bureau.

En outre, recevez des appels de clients, de partenaires commerciaux, de travailleurs ou de membres de la communauté, et répondez aux appels ou aux réajustements. De plus, au nom du responsable, ils communiquent des informations aux clients, planifient des réunions ou assurent le suivi des requêtes. Prenez des notes d'un responsable, préparez une note ou une lettre et examinez l'adresse d'une secrétaire.

Gestion des documents

Les secrétaires copient les documents pour l'expédition interne ou la distribution. Vous pouvez également faxer des documents d'entreprise à des clients ou recevoir des fax envoyés à la personne appropriée.

De plus, dans certains bureaux, la secrétaire crée des feuilles de calcul ou des documents et les distribue aux employés ou aux clients en utilisant Word et Excel ou par courrier électronique. En outre, la correction des documents et la préparation des courriels sont également ses tâches.

Par conséquent, en tant que dernière personne à voir les documents avant leur envoi, le secrétaire du bureau examine la correspondance sortante pour en vérifier la grammaire, l'exactitude et l'exhaustivité et s'assure que les documents appropriés sont joints.

Ils préparent des mémos ou d’autres rapports pour distribution interne ou externe. Ils peuvent également faire des réservations de voyage et préparer des rapports de dépenses de voyage.

Effectue des travaux de routine

Désormais, dans un petit bureau ou une organisation, la secrétaire aide le personnel et parfois les visiteurs ou les clients en leur faisant des courses.

En plus de cela, la secrétaire accomplit d’autres tâches de bureau de routine, telles que l’annulation ou le report de rendez-vous, la commande de fournitures de bureau, la prise de notes pendant les réunions et la fourniture de boissons aux invités.

Secrétaire Carrière: Que faut-il?

Faire carrière dans le domaine du secrétariat, même s’il n’est pas très exigeant, surtout dans un petit bureau, exige des qualifications et une formation. Ces qualifications sont ce que la plupart des employeurs recherchent lors du recrutement ou de l’emploi de personnel pouvant occuper un poste de secrétaire.

Cependant, les qualifications académiques formelles ne sont pas toujours nécessaires, certains employeurs exigent que vous soyez éduqué à la norme GCSE / ou au niveau A / supérieur. Un petit bureau peut demander un diplôme, auquel cas un diplôme en anglais, en commerce, en informatique ou en informatique peut être bénéfique.

La plupart des employeurs exigent des candidats qu'ils possèdent une expérience professionnelle dans le bureau ou l'administration; une expérience pertinente peut être acquise par le biais d'intérim via des agences de recrutement. Ceci, à son tour, peut conduire à un travail permanent.

Certaines organisations demandent la possibilité de taper un certain nombre de mots à la minute ou d’avoir une expérience de la dactylographie; cependant, la sténographie n'est plus demandée en standard. Une gamme de cours de formation au secrétariat est disponible en ligne ou par l’intermédiaire de collèges de formation continue.

Exigences scolaires

Vous pouvez avoir une carrière de secrétaire avec un diplôme d'études secondaires et des compétences en information. Certaines sociétés, telles que les domaines juridique et médical, préfèrent un secrétariat qui utilise des médicaments spécifiques à une industrie, car il est familiarisé avec la terminologie et les pratiques. Une licence peut être requise pour les secrétaires d'éjection.

Quelles sont les compétences requises?

Certaines des compétences clés que vous devez posséder en tant que secrétaire sont les suivantes:

  • Travail d'équipe et esprit d'équipe
  • Compétences en organisation et en gestion du temps
  • Attention au détail
  • Bonne communication, service client
  • Compétences relationnelles
  • Techniques de négociation
  • Affirmation de soi
  • Souplesse
  • Capacité à travailler sous pression
  • Tact, discrétion et diplomatie
  • La capacité à être proactif et à utiliser votre initiative: voir ce qui doit être fait et le faire
  • Et aussi, la possibilité d'utiliser des progiciels standard (par exemple Microsoft Office) et d'apprendre des progiciels sur mesure si nécessaire.

Y a-t-il des compétences avancées requises?

Oui mon cher, il existe des compétences avancées dans certaines organisations qui, si vous possédez, vous avez une plus grande chance d’avoir un emploi. Ces compétences comprennent:

  • Connaissance du codage CIM-9 et CPT
  • Connaissance de la terminologie médicale ou juridique
  • Compétent avec la transcription sur bande et la capacité de prendre des raccourcis
  • Familiarité avec File Site, un système de gestion de documents

Je n'ai aucune expérience professionnelle

Cela ne devrait pas vous déranger du tout!

Dans une situation où vous n’avez aucune expérience professionnelle ni diplôme, vous pouvez suivre un cours de secrétariat avant de chercher du travail. Il existe de nombreux cours à temps plein et à temps partiel, y compris les GNVQ et les GSVQ en administration des affaires, les NVQ et les SVQ, ou les cours spécialisés dirigés par Pitman, OCR (RSA) et la chambre de commerce et d'industrie de Londres.

Maintenant, laissez-le réduire un peu…!

Outre les tâches ou rôles généraux incombant aux secrétaires, il existe d'autres tâches qui diffèrent en fonction du type de secrétaire. Par exemple, un secrétaire de club sera un peu différent de ce que font un secrétaire d’État, un secrétaire d’école ou un secrétaire d’unité.

Que fait le secrétaire d'État au niveau de l'État?

le secrétaire d'État, nommé par le président avec l'avis et le consentement du Sénat, est le Le conseiller en chef des affaires étrangères du président, qui conduit la politique étrangère du président par Etat Département et le service extérieur des états.

Voici quelques-unes des tâches confiées aux différents secrétaires d'État, secrétaires du Commonwealth, lieutenants-gouverneurs et autres à travers le pays, exerçant des fonctions de secrétaire d'État:

  • Administration des élections
  • Nomination des conseils et des commissions
  • Réglementer les entreprises dans l'état
  • Diriger des programmes sociaux sélectionnés
  • Mise en application des déclarations financières des comités politiques
  • Prendre un recensement d'état

Le rôle d'un secrétaire juridique est d'aider les avocats et les parajuristes d'un cabinet d'avocats ou d'une organisation. La plupart des secrétaires juridiques s'entretiennent directement avec des avocats, des employés de bureau, des membres du personnel des salles d'audience, des clients, des témoins experts et des vendeurs commerciaux.

Cependant, ils sont impliqués dans la recherche et la lecture d'articles juridiques, et plus encore, ainsi que dans des tâches de secrétariat telles que répondre au téléphone et au courrier électronique, classer, créer et tenir à jour les horaires des avocats, commander des fournitures, copier, télécopier et tenir le bureau. .

Selon le Bureau of Labor Statistics, les secrétaires juridiques gagnaient un revenu annuel médian de 41 500 dollars en 2010, soit 19,95 dollars de l'heure. Cela dépend du niveau d'expérience.

Que fait un secrétaire de club?

Lorsqu'on parle de ce que fait la secrétaire d'un club, il est important de prendre en compte l'objectif principal du travail. Le secrétaire de club s'acquitte ou délègue toutes les tâches administratives permettant au club et à ses membres de fonctionner efficacement.

Le secrétaire de club joue un rôle essentiel au sein du club et participe étroitement à son fonctionnement général. Le secrétaire et son assistant constituent le principal point de contact pour les personnes au sein et en dehors du club pour presque tous les aspects des activités du club.

Que fait un secrétaire à la défense?

Les Etats Unis. secrétaire de la Défence supervise le département national du La défense, le service fédéral responsable des services armés du pays et des questions militaires connexes. Cet officiel fédéral agit en tant que principal la défense décideur et conseiller.

Le secrétaire à la Défense exerce l'autorité, la direction et le contrôle sur les trois départements des forces armées américaines – l'armée et la marine, ainsi que de l'armée de l'air.

Cependant, la principale tâche du secrétaire à la Défense, comme aux États-Unis, consiste à planifier, élaborer et appliquer des politiques qui concernent les affaires militaires et la sécurité nationale du pays.

Il est également responsable de la gestion des ressources et de l’évaluation des finances et des programmes du ministère. De plus, le secrétaire dirige l’ensemble du département à partir du Bureau du Secrétaire à la Défense (OSD), qui comprend l’ensemble du personnel du fonctionnaire. De plus, le personnel du secrétaire aide à s’acquitter des tâches qui lui sont assignées conformément à leurs intitulés de poste.

À quoi ressemble un salaire de secrétaire?

Les secrétaires et assistants administratifs dans tous les domaines gagnent un salaire médian de 37 230 $ à compter de mai 2016, ce qui signifie que la moitié gagne plus et la moitié moins. Les 10% les plus importants de secrétaires et d’assistantes administratives gagnent plus que 62 230 $. Les 10% les moins nantis gagnent moins que 22 930 $.

Lorsque ventilés par catégorie, les salaires annuels médians sont:

  • Secrétaires exécutifs et assistants administratifs: 55 860 $
  • Secrétaires juridiques: 44 180 $
  • Secrétaires et assistants administratifs non juridiques, médicaux ou exécutifs: 34 820 $
  • Secrétaires médicaux: 33 730 $
Remarque….

Le salaire du secrétaire augmente considérablement du niveau débutant au niveau supérieur et peut encore augmenter avec la formation à diverses compétences. Un secrétaire spécialisé dans un secteur, tel qu'un secrétaire médical ou juridique, peut toucher un salaire beaucoup plus élevé. De nombreux secrétaires aux guichets progressent progressivement, augmentant les niveaux de rémunération.

Taux auquel le poste de secrétaire est en augmentation

Au fil des ans, les offres d’emploi pour tous les secrétaires ont diminué à cause de l’introduction de technologies modernes qui peuvent aider les autres à préparer la documentation et d’autres tâches précédemment confiées à des secrétaires. Une seule catégorie n'a pas été touchée.

Dans le cas des secrétaires exécutifs, les responsables assument désormais les fonctions de secrétaire, ou les secrétaires peuvent aider plusieurs responsables.

Les diminutions dans les catégories de secrétariat sont les suivantes:

  • secrétaire général de bureau – 7 pour cent
  • secrétaire exécutif – 17 pour cent
  • secrétaire juridique – 19 pour cent

La seule catégorie de secrétaire susceptible de générer une croissance de l'emploi est la secrétaire médicale. Ce secteur de secrétariat devrait augmenter de 22% au cours de la prochaine décennie, soit beaucoup plus rapidement que la moyenne de toutes les professions. Cela est principalement dû aux besoins croissants en soins de santé d’une population vieillissante.

FAQ

que fait la secrétaire d'un club?

Le secrétaire et son assistant constituent le principal point de contact pour les personnes au sein et en dehors du club pour presque tous les aspects des activités du club.

Qui est un secrétaire?

UNE secrétaire est une personne dont le travail consiste à aider la direction, y compris les cadres, à utiliser diverses compétences en matière de gestion de projet, de communication ou d'organisation.

Quelles sont les compétences requises?

  • Travail d'équipe et esprit d'équipe
  • Compétences en organisation et en gestion du temps
  • Attention au détail
  • Bonne communication, service client
  • Compétences relationnelles
  • Techniques de négociation
  • Affirmation de soi
  • Souplesse
  • Capacité à travailler sous pression
  • Tact, discrétion et diplomatie
  • La capacité à être proactif et à utiliser votre initiative: voir ce qui doit être fait et le faire
  • Et aussi, la possibilité d'utiliser des progiciels standard (par exemple Microsoft Office) et d'apprendre des progiciels sur mesure si nécessaire.

À quoi ressemble un salaire de secrétaire?

Les secrétaires et assistants administratifs dans tous les domaines gagnent un salaire médian de 37 230 $ à compter de mai 2016, ce qui signifie que la moitié gagne plus et la moitié moins. Les 10% les plus importants de secrétaires et d’assistantes administratives gagnent plus que 62 230 $. Les 10% les moins nantis gagnent moins que 22 930 $.

Sources

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  • SUR LE POINT

  • PRÉCISION

Sommaire

Que fait un secrétaire a été une question majeure dans le contexte des vingt et unième siècles du monde des affaires. En quoi consistent les tâches de secrétaire, carrière et salaire?

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