ONG Village Pilote recrute un(e) Assistant(e) RH

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Objectif principal : l’assistant ressources humaines a pour mission d’assister le responsable des ressources humaines dans ses fonctions.

Mission 1 : Recrutement de stagiaires et bénévoles

  • Identifier avec les Chargés de Programme et la Direction les besoins en compétences de bénévoles et stagiaires
  • Publier sur les supports ad hoc les fiches de missions à pourvoir
  • Trier les candidatures et Suivre leur avancée
  • Assurer la réalisation d’un dossier complet (assurances, vaccinations, conventions…) en vue d’un recrutement
  • Faire signer et envoyer les conventions
  • Planifier l’arrivée des bénévoles et stagiaires

Mission 2 : Intégration et suivi des stagiaires et bénévoles

  • Assurer la bonne intégration du nouvel arrivant
  • Gérer les absences
  • Transmettre à la comptabilité le dossier relatif à la renonciation du remboursement des frais de bénévolat
  • Coordonner l’évaluation des stages avec l’équipe
  • Délivrer les attestations de fin de stage ou de bénévolat
  • Envoi hebdomadaire de l’état des candidatures aux personnes concernées

Mission 3 : Participer à la mise en œuvre de la procédure de suivi et accompagnement du personnel et des stagiaires (évaluation)

  • Tenue et mise à jour du planning des évaluations du personnel ou des stagiaires
  • Coordonner la mise en œuvre des évaluations des stagiaires
  • Saisie du tableau de bord rétro planning des évaluations à faire
  • Envoyer aux évaluateurs et aux salariés les documents à utiliser dans le cadre de l’évaluation

Mission 4 : Participer à la préparation et à la rédaction des rapports des différents bailleurs pour la partie concernant les Ressources Humaines salariés ou valorisation bénévolat

  • Collecte des justificatifs nécessaires à la rédaction des rapports
  • Copie ou scan des justificatifs à envoyer au bailleur
  • Archivage physique ou électronique des justificatifs des différents bailleurs

Mission 5 : Traitement des courriers

  • Rédaction de divers courriers (lettre d’embauche, mutation, augmentation de salaire, ordre de mission)
  • Tri et enregistrement des courriers départs et arrivés dans le registre des courriers
  • Remplir les formulaires de demandes de prestation familiales et les bulletins de présence

Mission 6 : Création de supports

  • Création des Vcards et actualisation en cas de mouvements du personnel (départs, mutation, etc,)
  • Création de carte de visite
  • Actualiser le protocole d’accueil des stages
  • Participer à la mise à jour de l’organigramme des activités RH

Mission 7 : Gestion des relations écoles et partenariat

  • Rechercher des écoles en vue d’un partenariat
  • Créer et maintenir à jour une base de données des écoles partenaires
  • Développer plusieurs types de volontariat : Service Civique, Mécénat de compétences, …

Mission 8 : Administratif et communication

Archivage des dossiers (papiers et électroniques)

  • Faire la valorisation comptable des missions à la fin de l’année
  • Réaliser le rapport d’activités annuel
  • Favoriser l’intégration des anciens stagiaires dans les antennes

Mission 9 : Assister le Responsable RH ou DAF dans la gestion administrative du personnel salarié, stagiaire et bénévoles

  • Organisation et mise à jour des dossiers du personnel ;
  • Préparation de la paie
  • Gérer les relations avec les institutions sociale (Inspection du travail, CSS, IPRES)
  • Saisie des conventions, contrats de travail et envoie à la RH pour validation
  • Remplir les déclarations du mouvement du travailleur (DMT) et les déposer au service de la main d’œuvre
  • Suivi et Envoi des demandes d’absences et congés et relance au Responsable avant l’édition de la paie
  • Tenue et mise à jour de l’archivage électronique des dossiers individuels du personnel
  • Mettre à jour la liste du personnel et la base de données des stages et bénévolats

Mission 10 : Divers

  • Faire le point rh lors des réunions mensuelles
  • Planifier de manière hebdomadaire les déplacements des véhicules

Conditions

  • Village Pilote Yoff avec des déplacements au Village Pilote du Lac Rose
  • Horaires : 8h30 – 17h30
  • Type de contrat : CDD 6 mois renouvelables
  • Salaire : 450.000F net/mois
  • NB : La fiche de mission peut être mise à jour en fonction des besoins
  • Les candidats seront soumis à un test écrit

Si vous correspondez au profil recherché faites parvenir votre CV à jour et Lettre de motivation avec pour objet : Assistant.e RH à [email protected] avant le 25 novembre 2022.

Les candidats retenus seront soumis à un test de recrutement. Seuls les candidats répandant au profil seront contactés.

Qualifications et competences requises

  • Licence en gestion des ressources humaines ou diplôme équivalent dans les domaines suivant : Droit, Sociologie, Comptabilité
  • 3 à 4 ans d’expérience dans l’humanitaire idéalement
  • Informatique: MS Office – Outlook – Suite Google – Odoo – Sage Paie
  • Permis de conduire B souhaité
  • Compétences humaines
  • Bonne capacité d’écoute
  • Empathie
  • Bonne capacité d’adaptation
  • Sens de discrétion et de confidentialité
  • Capacité travailler en équipe
  • Force de proposition
  • Capable de gérer le stress

Compétences professionnelles

  • Bonne connaissance de la fonction rh
  • Bonne connaissance du droit de travail
  • Bonne connaissance de la paie

Langues

  • Bonne maîtrise du français (lu, écrit, parlé) indispensable
  • La maîtrise de l’anglais et/ou d’une langue locale est un atout

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